El reloj marca las 15:30 mientras un responsable de contratación de un ayuntamiento costero contempla con frustración el correo que acaba de recibir. Es la tercera vez que el mismo pliego vuelve devuelto desde el departamento jurídico. «Deficiencias en la estructura contractual», «inconsistencias entre el cuadro resumen y el clausulado», «criterios de adjudicación insuficientemente objetivados». Las observaciones se repiten como un mantra, un eco que resuena en los pasillos de administraciones grandes y pequeñas de toda España.
«A este ritmo, el contrato de mantenimiento no estará listo para septiembre», se lamenta mientras garabatea notas al margen del documento. El ciclo es bien conocido por cualquier persona que haya trabajado en contratación pública: el departamento gestor redacta, servicios jurídicos observa, intervención matiza, y vuelta a empezar. Una cadena de revisiones que puede estirarse durante meses, dejando a los ciudadanos sin servicios y a los presupuestos sin ejecutar.
En otro despacho, una secretaria municipal tiene su propia perspectiva del problema. «No es que queramos poner palos en las ruedas», explica mientras organiza una pila de expedientes. «Pero nos llegan pliegos con errores que pueden provocar recursos, con criterios subjetivos o con cláusulas contradictorias. Nuestra responsabilidad es garantizar la legalidad, y eso a veces significa devolver los expedientes».
Entre gestor y fiscalizador se establece así una relación de tensión productiva pero lenta, como dos bailarines que nunca acaban de encontrar el ritmo. Y en medio de ese baile, los plazos administrativos corren inexorables.
Una nueva pieza en el engranaje
«La primera vez que oí hablar de PliegoBot IA pensé que era otra moda tecnológica pasajera», confiesa un técnico de contratación. Equal Tenders, la compañía detrás de esta herramienta, había comenzado en 2020 como un simple repositorio de licitaciones. Sin embargo, desde 2024, en colaboración con la Fundación Emprende, ha evolucionado hacia soluciones de inteligencia artificial que abarcan todo el ciclo de contratación: desde la planificación hasta la evaluación de ofertas.
«Me convencieron para probarlo en un contrato relativamente sencillo de suministro», continúa. «Lo que me sorprendió no fue solo la rapidez con la que generó un primer borrador, sino la calidad técnico-jurídica del documento. Era como si un experto en contratación hubiera trabajado en ello durante días».
Lo más revelador, sin embargo, ocurrió cuando el pliego llegó a la mesa de revisión jurídica. «Fue la primera vez en meses que pudimos aprobar un documento sin observaciones sustanciales», recuerda una asesora jurídica de una administración local. «Tenía una estructura impecable, criterios de adjudicación perfectamente objetivados y una coherencia interna que normalmente solo vemos en pliegos que han pasado por varias iteraciones de correcciones».
El valor del tiempo recuperado
Diversas administraciones innovadoras, entre las que se encuentran algunas entidades como el Cabildo de Gran Canaria, están explorando iniciativas para la mejora de los procesos de contratación pública mediante nuevas tecnologías.
Los datos agregados de diversas implementaciones muestran una tendencia clara: los tiempos de tramitación de expedientes se reducen significativamente cuando se utilizan herramientas que aportan calidad técnica desde el origen.
La clave está en lo que los expertos llaman «calidad desde el origen». En lugar de generar documentos que luego necesitan múltiples correcciones, PliegoBot IA produce desde el principio borradores con alta calidad técnico-jurídica, minimizando las iteraciones necesarias.
«Es como tener un abogado especializado en contratación, un técnico experto en el objeto del contrato y un interventor experimentado trabajando juntos desde el primer momento», resume un especialista en modernización administrativa. «La herramienta incorpora conocimiento de la Ley 9/2017, pero también de la doctrina de los tribunales administrativos de contratación y de la jurisprudencia más reciente».
Casos que ilustran el cambio
Un técnico de una comunidad autónoma recuerda con claridad el antes y el después. «Teníamos un contrato de servicios informáticos que había sido devuelto varias veces por intervención. Estábamos al límite de plazos y decidimos probar con PliegoBot IA como último recurso», relata. «Introdujimos los parámetros básicos y, en cuestión de horas, teníamos un nuevo pliego que abordaba todos los puntos problemáticos señalados anteriormente».
El pliego no solo pasó los filtros internos a la primera, sino que se convirtió en modelo para futuros contratos similares. «Fue como desatascar una tubería», ejemplifica. «De repente, expedientes que llevaban meses estancados comenzaron a fluir».
En diferentes administraciones públicas comprometidas con la innovación, los resultados de implementar herramientas avanzadas para la contratación son prometedores. Muchas reportan una reducción notable en el número medio de devoluciones por expediente.
«Y no es solo que tramitemos más rápido, es que ahora podemos dedicar nuestro tiempo a aspectos estratégicos en lugar de a corregir errores formales», explica un responsable de contratación.
La reacción en cadena
Lo que comenzó como una herramienta para agilizar la redacción de pliegos ha generado una reacción en cadena que beneficia a toda la organización. «Cuando los expedientes fluyen, todos los departamentos respiran», explica una secretaria municipal. «Contratación deja de ser vista como un cuello de botella y pasa a ser un facilitador».
Para los gestores de expedientes, el cambio ha sido liberador. «Antes dedicaba la mayor parte de mi tiempo a revisar y corregir pliegos, y solo una pequeña parte a planificar estratégicamente la contratación. Ahora esos porcentajes se han invertido», comenta satisfecho un responsable de un ayuntamiento mediano.
El impacto se extiende incluso a las relaciones entre departamentos. «Ha mejorado el clima laboral», reconoce un técnico de una diputación provincial. «Ya no hay esa tensión entre quienes redactan y quienes fiscalizan, porque desde el principio trabajamos con documentos técnicamente sólidos».
Equal Tenders y la Fundación Emprende han diseñado PliegoBot IA no solo como una herramienta tecnológica, sino como parte de una metodología integral. «No se trata solo de generar documentos más rápido, sino de cambiar la forma en que las administraciones abordan todo el proceso de contratación», explica un representante de la iniciativa. «Desde la planificación hasta la evaluación de ofertas, pasando por la redacción de pliegos, la revisión jurídica y la estimación de costes».
Mirando al futuro
Mientras un responsable celebra la aprobación de su último pliego sin una sola observación, reflexiona sobre el cambio que ha supuesto. «Lo que más valoro no es solo el tiempo que ahorramos, sino la tranquilidad con la que ahora afrontamos cada nuevo expediente. Sabemos que tenemos un aliado que nos garantiza calidad desde el primer momento».
La historia de PliegoBot IA es, en el fondo, la historia de cómo la tecnología bien aplicada puede desbloquear procesos que parecían condenados a la lentitud burocrática. No es magia ni ciencia ficción: es el resultado de combinar inteligencia artificial con el profundo conocimiento jurídico y técnico acumulado por Equal Tenders desde su origen como repositorio de licitaciones en 2020.
El tiempo que antes se perdía en idas y venidas de documentos ahora se invierte en mejorar servicios, en innovar, en hacer más eficiente la administración. Como dice un interventor mientras archiva un expediente completado en tiempo récord: «Al final, quien gana es el ciudadano. Y eso es lo que realmente importa».
Para administraciones grandes y pequeñas, la lección es clara: la contratación pública puede dejar de ser un laberinto de trámites interminables. Con las herramientas adecuadas, los pliegos dejan de rebotar entre departamentos y comienzan a fluir hacia su destino final: servicios públicos de calidad entregados a tiempo.
Contratación pública e inteligencia artificial: experiencias desde el terreno
Los artículos que conforman esta serie han sido redactados por Equal Tenders en colaboración con la Fundación Emprende tras un exhaustivo trabajo de campo con administraciones públicas canarias. Estos textos reflejan, de forma ficcionada y anonimizada, conversaciones reales mantenidas con responsables políticos y técnicos de contratación de diversas administraciones del archipiélago, preservando la confidencialidad mientras se exponen problemáticas auténticas del día a día en la contratación pública.
Lo más revelador del proceso ha sido constatar cómo, independientemente del tamaño de la administración o su ubicación, existen patrones comunes en los cuellos de botella de la contratación pública y las oportunidades de mejora en los procesos de licitación. Estos desafíos no son exclusivos de Canarias, sino que representan realidades extensibles a la gran mayoría de las administraciones españolas, donde la inteligencia artificial emerge como una herramienta transformadora para lograr procesos de contratación más ágiles, eficientes y ajustados a la normativa.
Invitamos a todos los responsables de contratación interesados en abordar estos retos en sus administraciones a contactar con Equal Tenders y la Fundación Emprende. Desde 2024, venimos desarrollando con éxito soluciones como PliegoBot IA que se adaptan a las necesidades específicas de cada entidad. No dude en escribirnos para explorar cómo podemos ayudarle a transformar su gestión de la contratación pública aprovechando el potencial de la inteligencia artificial para mejorar la calidad técnica de sus pliegos, reducir los tiempos de tramitación y optimizar los recursos disponibles.
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