Cuando Elena Ruiz, responsable de contratación del Ayuntamiento de Valdepeñas, tuvo que decidir entre cinco ofertas técnicamente similares para el nuevo contrato de limpieza de colegios municipales, tradicionalmente habría basado su evaluación únicamente en los criterios formales del pliego: precio, mejoras técnicas propuestas, y referencias presentadas por cada licitador. Sin embargo, ahora disponía de información mucho más valiosa: el sistema de inteligencia artificial había analizado automáticamente el historial de rendimiento de cada empresa en contratos municipales previos, tanto en su ayuntamiento como en administraciones similares.
Revolución en la contratación pública: decisiones basadas en datos reales
Los datos revelaron diferencias significativas invisibles en las ofertas: la empresa con el precio más bajo tenía un historial de 23 incidencias por retrasos en el cumplimiento y había requerido penalizaciones en el 40% de sus contratos anteriores, mientras que otra empresa, con precio ligeramente superior, mostraba un rendimiento excepcional con cero incidencias graves y valoraciones consistentemente altas por parte de usuarios finales.
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«Por primera vez en mis quince años gestionando contrataciones municipales, pude tomar una decisión basada en datos objetivos sobre el rendimiento real de los proveedores, no solo en sus promesas comerciales. El resultado ha sido el mejor contrato de limpieza que hemos tenido nunca: cero incidencias en ocho meses, satisfacción total de los directores de los colegios, y hasta elogios de las AMPAs», explica Elena.
Esta revolución en la evaluación de proveedores se está extendiendo por municipios españoles que han descubierto en la inteligencia artificial una herramienta que transforma las decisiones de contratación desde apuestas basadas en intuición hacia elecciones fundamentadas en evidencia histórica objetiva.
Del desconocimiento del historial a la memoria institucional completa
Para comprender el impacto transformador de estos sistemas, es fundamental entender la limitación histórica que ha caracterizado la evaluación de proveedores en la contratación pública: la falta de acceso a información sistematizada sobre el rendimiento real de las empresas en contratos anteriores.
«Tradicionalmente, nuestra evaluación de proveedores se limitaba a verificar su solvencia técnica y económica según criterios formales, pero carecíamos completamente de información sobre cómo habían cumplido realmente contratos similares. Cada contratación era como empezar de cero, ignorando experiencias previas valiosas que podían ser determinantes para el éxito del nuevo contrato», explica Roberto Fernández, técnico de contratación con amplia experiencia en administración local.
Esta limitación informativa generaba un círculo vicioso donde proveedores con historial problemático podían seguir accediendo a contratos públicos simplemente presentando ofertas formalmente correctas, mientras que empresas con rendimiento excepcional no recibían el reconocimiento que su trayectoria merecía.
Análisis multidimensional del rendimiento
Lo verdaderamente revolucionario de estos sistemas de IA es su capacidad para analizar simultáneamente múltiples dimensiones del rendimiento contractual, creando perfiles comprensivos que van mucho más allá de simples indicadores de cumplimiento.
«El sistema evalúa automáticamente más de 40 variables diferentes: puntualidad en entregas, calidad técnica del servicio, capacidad de respuesta ante incidencias, flexibilidad para adaptarse a cambios, relación con usuarios finales, proactividad en proponer mejoras, cumplimiento de normativas laborales y medioambientales, e incluso indicadores de innovación y sostenibilidad», detalla Ana Martín, especialista en análisis de datos aplicado a contratación pública.
Esta aproximación multidimensional permite identificar patrones de comportamiento que predicen el éxito futuro mucho mejor que los criterios tradicionales limitados a capacidad técnica y solvencia económica.
Benchmarking automático y comparación objetiva
Una de las capacidades más valiosas es la habilidad del sistema para comparar automáticamente el rendimiento de diferentes proveedores en condiciones similares, eliminando sesgos y proporcionando comparaciones verdaderamente objetivas.
«Ya no dependemos de impresiones subjetivas o anécdotas aisladas para evaluar proveedores. El sistema puede mostrar que la Empresa A resuelve incidencias técnicas en un promedio de 2,3 horas mientras que la Empresa B requiere 8,7 horas para el mismo tipo de problemas, o que el Proveedor X ha superado las expectativas en el 85% de sus contratos mientras que el Proveedor Y solo lo ha conseguido en el 23%», explica Carmen López, responsable de evaluación de servicios contratados.
Esta objetivación de la comparación está eliminando decisiones basadas en preferencias personales o relaciones comerciales, fortaleciendo la transparencia y equidad en la contratación pública.
Detección de patrones de riesgo
Otro elemento transformador es la capacidad del sistema para identificar automáticamente patrones de comportamiento que predicen problemas futuros, incluso cuando las empresas cumplen formalmente sus obligaciones contractuales.
«El sistema puede detectar señales tempranas de deterioro en el rendimiento: incremento gradual en los tiempos de respuesta, disminución sutil en la calidad del servicio, mayor rotación de personal asignado al contrato, o cambios en la actitud colaborativa con la administración. Estos indicadores permiten intervenciones preventivas antes de que los problemas se manifiesten como incumplimientos graves», señala Miguel Torres, especialista en gestión preventiva de contratos.
Esta capacidad predictiva está transformando la gestión contractual desde un modelo reactivo que responde a problemas manifiestos hacia uno proactivo que los previene antes de que ocurran.
Evaluación de especialización sectorial
El sistema también identifica automáticamente las áreas de especialización real de cada proveedor, más allá de las actividades que formalmente pueden realizar según su objeto social.
«Descubrimos que algunos proveedores que se presentan como generalistas en realidad tienen rendimientos excepcionales en servicios específicos pero mediocres en otros. Por ejemplo, una empresa de limpieza puede ser excelente en edificios administrativos pero problemática en centros deportivos, o una consultora puede ser brillante en proyectos de digitalización pero inadecuada para estudios urbanísticos», explica Patricia González, analista de especialización empresarial.
Esta granularidad en la evaluación permite optimizar la asignación de contratos, dirigiendo cada tipo de servicio hacia los proveedores que han demostrado excelencia específica en esas áreas.
Evaluación de impacto social y territorial
Una dimensión particularmente innovadora es la capacidad del sistema para evaluar el impacto social y territorial de los proveedores, considerando factores como empleo local, colaboración con entidades sociales, o contribución al desarrollo económico municipal.
«Podemos cuantificar objetivamente qué proveedores generan mayor impacto positivo en nuestro municipio: cuántos empleos locales crean o mantienen, si colaboran con empresas de inserción social, qué porcentaje de sus compras realizan a comercios locales, o cómo contribuyen a objetivos municipales de sostenibilidad y cohesión social», comenta Elena García, responsable de contratación socialmente responsable.
Esta evaluación de impacto territorial está permitiendo que la contratación pública se convierta en una herramienta estratégica de desarrollo local, más allá de la mera adquisición de servicios.
Sistema de reputación dinámico
El aspecto más avanzado de estos sistemas emerge en su capacidad para mantener un sistema de reputación dinámico que se actualiza continuamente con cada nuevo contrato, creando incentivos permanentes para la excelencia.
«Los proveedores saben que cada contrato que ejecutan afecta a su puntuación global, que será considerada en futuras licitaciones. Esto ha generado una competencia virtuosa donde las empresas no solo compiten por ganar contratos sino por ejecutarlos de forma excelente para mejorar su posicionamiento futuro», explica Luis García, coordinador de sistemas de evaluación continua.
Esta gamificación del rendimiento contractual está elevando sistemáticamente los estándares de calidad de los servicios contratados, beneficiando directamente a ciudadanos y administración.
Transparencia y justificación de decisiones
Un beneficio fundamental para la rendición de cuentas es la capacidad del sistema para generar automáticamente justificaciones detalladas y transparentes de cada decisión de adjudicación basada en datos históricos.
«Cada adjudicación viene acompañada de un informe detallado que explica objetivamente por qué se ha seleccionado cada proveedor, qué datos respaldan esa decisión, y qué rendimiento se espera basándose en experiencias anteriores. Esto fortalece enormemente la transparencia y facilita la supervisión por parte de órganos de control», señala Carmen Torres, responsable de transparencia en contratación.
Esta transparencia automática está transformando la contratación pública desde un proceso percibido como opaco hacia uno completamente auditable y comprensible para ciudadanos y organismos de control.
De las decisiones intuitivas a la contratación científica
Como reflexiona Elena Ruiz: «Hemos pasado de tomar decisiones de contratación basadas en impresiones, promesas comerciales y criterios formales, a desarrollar una aproximación verdaderamente científica donde cada elección se fundamenta en evidencia objetiva sobre rendimiento real. No es solo una cuestión de eficiencia administrativa, sino de responsabilidad con el dinero público y compromiso con ofrecer los mejores servicios posibles a nuestros ciudadanos».
Esta transformación hacia la contratación basada en evidencia está estableciendo nuevos estándares de profesionalización en la administración local, prometiendo no solo mayor eficiencia en el gasto público sino también mejores servicios ciudadanos a través de la selección objetiva de los proveedores más competentes y comprometidos.
Administración local e inteligencia artificial: experiencias desde el terreno
Los artículos que conforman esta serie han sido redactados por la Fundación Emprende tras un exhaustivo trabajo de campo con administraciones locales canarias. Este proyecto refleja, de forma ficcionada y anonimizada, conversaciones reales mantenidas con responsables políticos y técnicos de más de 50 ayuntamientos del archipiélago, preservando la confidencialidad mientras se exponen problemáticas auténticas del día a día municipal.
Lo más revelador del proceso ha sido constatar cómo, independientemente del tamaño del municipio o su ubicación, existen patrones comunes en los cuellos de botella administrativos y las oportunidades de mejora en la gestión pública local. Estos desafíos no son exclusivos de Canarias, sino que representan realidades extensibles a la gran mayoría de los municipios españoles, donde la inteligencia artificial emerge como una herramienta transformadora para lograr administraciones más ágiles, eficientes y cercanas al ciudadano.
Invitamos a todos los responsables municipales interesados en abordar estos retos en sus ayuntamientos a contactar con la Fundación Emprende. Desde 2023, venimos implantando con éxito Laboratorios de Innovación con IA en administraciones locales y promoviendo la adopción de estas soluciones a las necesidades específicas de cada municipio. No dude en escribirnos para explorar cómo podemos ayudarle a transformar su gestión municipal aprovechando el potencial de la inteligencia artificial para mejorar los servicios públicos y optimizar los recursos disponibles.
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