Un prototipo desarrollado en el Laboratorio de Innovación GobLab Gran Canaria permitió explorar cómo la inteligencia artificial puede ofrecer una bienvenida institucional guiada, clara y homogénea para quienes se incorporan a la administración insular.
Las administraciones públicas afrontan uno de sus mayores desafíos en un ámbito menos visible, pero decisivo para su funcionamiento: la incorporación del nuevo personal. Cada llegada implica trámites, configuraciones técnicas, conocimiento de la estructura interna, procedimientos básicos y una primera toma de contacto con la cultura organizativa. Para muchas personas, ese proceso puede resultar abrumador y fragmentado, especialmente cuando la información se encuentra distribuida en múltiples servicios y aplicaciones.
Con el objetivo de mejorar esta experiencia y explorar nuevas formas de acompañar al personal en su primer día, el Laboratorio de Innovación GobLab Gran Canaria desarrolló un prototipo de asistente conversacional basado en inteligencia artificial. La herramienta fue concebida como un recurso demostrativo que centraliza toda la información necesaria para los primeros pasos en la administración, permitiendo que la llegada sea más ágil, accesible y homogénea.
El asistente presenta un menú claro y estructurado en seis grandes apartados: primer día, gestiones técnicas, intranet y aplicaciones, formularios habituales, contactos esenciales y consultas específicas. Cada bloque contiene explicaciones sencillas, enlaces directos y recursos visuales que facilitan la comprensión de los contenidos. De este modo, la persona recién incorporada puede resolver dudas habituales sin depender de múltiples consultas, interpretaciones o documentos dispersos.
La herramienta también permite realizar preguntas abiertas. Mediante modelos de lenguaje configurados con información institucional, el asistente responde dudas frecuentes sobre procedimientos internos, acceso a plataformas, obligaciones administrativas o funcionamiento de servicios esenciales. Esta capacidad resulta especialmente útil en los primeros días, cuando la carga informativa es alta y cada persona tiene necesidades diferentes según el puesto al que accede.
Además de mejorar la acogida, el prototipo aporta un valor estratégico: contribuye a reducir la repetición de tareas por parte del personal de recursos humanos. Muchas consultas que se repiten en cada incorporación —cómo acceder a la intranet, dónde tramitar un certificado, qué formularios presentar— pueden resolverse de forma autónoma, liberando tiempo para tareas de mayor valor añadido. El prototipo no sustituye la atención personalizada, pero sí facilita una primera capa informativa clara y estandarizada.
El enfoque conversacional también favorece la accesibilidad. Las personas que no tienen experiencia previa en administraciones públicas pueden familiarizarse con conceptos, herramientas y trámites sin necesidad de navegar por estructuras complejas. El asistente ofrece explicaciones en lenguaje natural y permite avanzar a ritmo propio, reduciendo la sensación inicial de desorientación.
Este prototipo abre la puerta a un cambio de paradigma: la incorporación ya no tiene por qué depender de documentos estáticos, instrucciones verbales o transmisiones informales entre equipos. Puede convertirse en un proceso interactivo, actualizable y personalizado, donde cada persona accede a la información que necesita en el momento adecuado, con independencia de su perfil técnico.
Más allá del ámbito insular, la experiencia resulta relevante para otras administraciones que deseen mejorar la acogida del personal. El sistema está diseñado de forma modular, lo que facilita su adaptación a distintos contextos institucionales. Ayuntamientos, cabildos y organismos públicos podrían configurarlo con sus propios contenidos para ofrecer una bienvenida homogénea y basada en buenas prácticas.
La iniciativa demuestra que la IA puede desempeñar un papel clave en la modernización de la gestión interna. No se trata solo de automatizar procesos, sino de crear experiencias de acceso más humanas, claras y comprensibles. Un asistente que orienta desde el primer día contribuye a fortalecer la eficiencia organizativa, aumenta la satisfacción del nuevo personal y mejora la cohesión interna.
El prototipo de onboarding digital sitúa a Gran Canaria entre las administraciones que están explorando el potencial de la IA para acompañar procesos de gestión interna de forma responsable y útil, abriendo un camino que puede ser replicado en cualquier institución interesada en modernizar sus dinámicas de incorporación.
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