Un prototipo impulsado por el Laboratorio de Innovación GobLab Gran Canaria permitió calcular ahorros derivados de la digitalización de trámites mediante una metodología oficial aplicada en la Administración General del Estado.
La simplificación administrativa es uno de los objetivos más presentes en las agendas públicas. Cada trámite evitado, cada documento que deja de requerirse o cada desplazamiento que se sustituye por una gestión digital supone un ahorro de tiempo para la ciudadanía y un uso más eficiente de los recursos públicos. Sin embargo, medir ese impacto de manera rigurosa no siempre resulta sencillo. La falta de herramientas estandarizadas hace que muchas administraciones no puedan cuantificar de forma precisa los beneficios de sus reformas.
Para abordar este reto, el Laboratorio de Innovación GobLab Gran Canaria desarrolló un prototipo orientado a aplicar de forma automatizada la metodología oficial que utiliza la Administración General del Estado para calcular la reducción de cargas administrativas. Esta metodología, basada en parámetros objetivos, permite comparar dos versiones de un mismo procedimiento: la presencial y la digital. A través de esa comparación se estima el impacto económico total y el ahorro generado por la simplificación.
El prototipo permite introducir tres parámetros principales: población afectada, frecuencia anual del trámite y número de expedientes gestionados. A partir de esos valores, el sistema calcula el tiempo asociado a la realización presencial del procedimiento, lo compara con la alternativa digital y estima el ahorro generado en términos de tiempo y coste. El resultado se presenta en un informe claro y comprensible que puede utilizarse como base para justificar reformas o evaluar políticas públicas.
Este enfoque no solo aporta una mayor transparencia, sino que permite introducir una cultura basada en evidencias dentro de la administración. Las unidades responsables pueden observar qué reformas tienen mayor impacto, priorizar actuaciones y establecer comparaciones entre diferentes servicios. La herramienta, además, incorpora un panel de control que recopila los análisis realizados y muestra un estado general de los ahorros acumulados.
El prototipo también abre nuevas posibilidades para la planificación institucional. Los datos obtenidos permiten identificar procedimientos con alto impacto potencial, detectar cuellos de botella en trámites muy demandados y diseñar estrategias de digitalización más ajustadas a la realidad del territorio. La capacidad de medir de manera sistemática facilita una aproximación más rigurosa a la modernización administrativa.
Uno de los aspectos más innovadores del prototipo es su carácter divulgativo. No se concibe solo como un instrumento interno, sino como un recurso que puede servir a otras administraciones interesadas en cuantificar su propia reducción de cargas. La metodología es estándar, la estructura es adaptable y los resultados pueden utilizarse para justificar reformas de forma homogénea en todo el ámbito insular o municipal.
El uso piloto del sistema permitió demostrar que la inteligencia artificial puede facilitar tareas que antes requerían análisis manuales largos y complejos. La automatización garantiza coherencia en el cálculo y evita errores frecuentes derivados de la manipulación de datos. Para el personal público responsable de simplificación administrativa, el prototipo ofrece una herramienta clara que ayuda a visualizar la repercusión real de sus actuaciones.
Más allá del cálculo económico, el sistema permite poner en valor los beneficios para la ciudadanía. Digitalizar un trámite no solo se traduce en euros ahorrados, sino en menos desplazamientos, menor carga documental, más accesibilidad y una experiencia administrativa más ágil. Medir ese impacto contribuye a reforzar la narrativa de una administración cercana y eficiente.
Gracias a este prototipo, Gran Canaria avanza en la incorporación de métricas objetivas que permiten construir políticas públicas basadas en información verificable. La herramienta funciona como un ejemplo de cómo la IA puede mejorar la planificación, la evaluación y la comunicación de resultados en materia de modernización administrativa.
https://grancanaria-goblab.org/
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