PliegoBot democratiza el acceso a la especialización técnica para pequeñas administraciones locales

María suspira mientras contempla el reloj de la pequeña oficina municipal. Son las siete de la tarde y aún tiene pendiente finalizar el pliego para la renovación del alumbrado público. Como secretaria-interventora de un municipio de apenas 2.000 habitantes, su jornada laboral raramente termina a la hora establecida. En su mesa se acumulan expedientes de todo tipo: desde licencias urbanísticas hasta procedimientos sancionadores, pasando por la gestión de personal y, por supuesto, la contratación pública.

«En los pequeños municipios somos todoterrenos por necesidad», explica con una mezcla de orgullo y cansancio. «La mayoría de las veces soy la única persona con formación jurídica en todo el ayuntamiento. Cuando hay que elaborar un pliego complejo, no puedo consultar con un departamento especializado ni derivarlo a un técnico experto, porque simplemente no existen».

La realidad que describe María es compartida por miles de pequeños ayuntamientos españoles. Mientras las grandes administraciones cuentan con departamentos especializados, equipos jurídicos y técnicos sectoriales, los municipios pequeños dependen de un puñado de funcionarios que deben abarcar todos los ámbitos de la gestión pública.

Esta desigualdad de recursos se traduce en una brecha de capacidad administrativa que afecta directamente a la calidad de vida de millones de ciudadanos que viven en entornos rurales o en pequeñas localidades. 

El coste de la falta de especialización

Para estos municipios, abordar licitaciones complejas resulta un desafío mayúsculo. «Cuando nos enfrentamos a un contrato de cierta envergadura, tenemos dos opciones: intentarlo con nuestros limitados recursos o contratar asistencia técnica externa», explica un secretario de un pequeño consistorio.

Ambas alternativas presentan inconvenientes. La primera suele traducirse en procedimientos lentos, pliegos técnicamente mejorables y mayor riesgo de recursos. La segunda implica un coste económico considerable que muchos ayuntamientos no pueden permitirse de forma recurrente.

«Lo paradójico es que somos quienes más necesitamos acceder a conocimiento especializado, pero también quienes tenemos menos recursos para obtenerlo», reflexiona un alcalde de un municipio rural. «Y esto acaba reflejándose en la calidad de los servicios que podemos ofrecer a nuestros vecinos».

Una solución adaptada a las necesidades reales

En este contexto surgió la colaboración entre Equal Tenders y la Fundación Emprende, que desde 2024 ha dado como resultado PliegoBot. Esta herramienta, que integra inteligencia artificial en diversas fases del proceso de contratación, ha sido diseñada teniendo en cuenta las necesidades específicas de las administraciones con menos recursos.

«Equal Tenders comenzó en 2020 como un repositorio de licitaciones, lo que nos permitió identificar las dificultades específicas de las administraciones pequeñas», explica un portavoz de la compañía. «Nos dimos cuenta de que no necesitaban solo mejores herramientas, sino un verdadero equipo técnico virtual que compensara sus limitaciones de personal».

PliegoBot aborda precisamente este reto, ofreciendo asistencia en todas las fases del proceso: desde la planificación hasta la evaluación de ofertas, pasando por la redacción de pliegos, la revisión jurídica, la estimación de costes o la redacción de actas de las mesas de contratación.

Historias de transformación

En un pequeño municipio costero, el ayuntamiento necesitaba licitar un complejo contrato de eficiencia energética para cumplir con sus compromisos medioambientales. Con apenas un técnico y la secretaria municipal para abordar todo el proceso, las perspectivas no eran alentadoras.

«Estábamos a punto de contratar una consultoría externa con un coste de más de 15.000 euros, cuando conocimos PliegoBot», recuerda un responsable municipal. «Decidimos probar y los resultados nos sorprendieron: no solo pudimos elaborar los pliegos internamente, sino que lo hicimos en la mitad del tiempo previsto y con una calidad técnica que superó nuestras expectativas».

Historias similares se repiten en pequeños ayuntamientos de toda la geografía española. Un municipio rural que pudo licitar un innovador contrato de gestión cultural. Una mancomunidad que modernizó su sistema de recogida de residuos. Una entidad local menor que implementó un proyecto de movilidad sostenible. Todos comparten un denominador común: administraciones pequeñas que han podido abordar proyectos complejos gracias al apoyo de esta herramienta.

Entre las organizaciones que impulsan la democratización de estas tecnologías también se encuentra el Cabildo de Gran Canaria, que a través de sus iniciativas de innovación facilita que pequeños municipios puedan acceder a soluciones avanzadas como PliegoBot.

Más allá del ahorro: empoderamiento técnico

Para estas administraciones, el valor de PliegoBot va mucho más allá del ahorro económico. «Lo que realmente nos ha cambiado es la confianza para abordar proyectos que antes ni nos planteábamos», explica una alcaldesa. «Ya no nos sentimos limitados por nuestra falta de recursos técnicos especializados».

Esta democratización del conocimiento experto representa un cambio de paradigma para la administración local española. Tradicionalmente, los municipios pequeños han dependido de administraciones superiores o consultorías externas para abordar proyectos técnicamente complejos. Ahora, herramientas como PliegoBot les permiten recuperar autonomía y capacidad de acción.

«Es como tener un departamento técnico virtual disponible 24/7», ilustra un secretario municipal. «Puedo consultar dudas, generar borradores y verificar la adecuación normativa de los documentos sin depender de agentes externos».

Análisis coste-beneficio: una inversión rentable

Desde una perspectiva económica, la adopción de PliegoBot resulta especialmente ventajosa para las administraciones pequeñas. «El coste de una consultoría especializada para un único contrato puede superar fácilmente los 10.000 euros», explica un interventor municipal. «Con una inversión similar o incluso menor, podemos acceder a PliegoBot durante todo un año para múltiples expedientes».

Este análisis coste-beneficio resulta aún más favorable si se consideran los costes indirectos asociados a la contratación externa: tiempos de licitación, coordinación, supervisión y potenciales modificaciones. «Al final, mantener el control interno del proceso no solo es más económico, sino también más eficiente», concluye el interventor.

La experiencia de Equal Tenders trabajando con diferentes tipos de administraciones, incluidas iniciativas como la colaboración técnica con el Cabildo de Gran Canaria, ha permitido adaptar la herramienta a las necesidades específicas de cada tipología de entidad.

Hacia una administración local más resiliente

El impacto de esta democratización del conocimiento especializado trasciende la mera mejora de la contratación pública. «Estamos hablando de fortalecer la autonomía local», reflexiona un experto en administración pública. «Cuando los pequeños municipios pueden gestionar con solvencia proyectos complejos, se refuerza todo el entramado institucional».

Para territorios amenazados por la despoblación, esta capacitación técnica puede marcar la diferencia entre el declive y la revitalización. «Si podemos ofrecer servicios de calidad equiparable a los de las grandes ciudades, tenemos más opciones de retener población», explica un alcalde de un municipio rural. «Y para eso necesitamos poder gestionar contratos complejos con garantías, algo que ahora es posible gracias a herramientas como PliegoBot».

En este sentido, la colaboración entre Equal Tenders y la Fundación Emprende representa una apuesta por un modelo de administración local más resiliente y capacitada. Desde su origen como repositorio de licitaciones en 2020 hasta el desarrollo de soluciones integrales de inteligencia artificial en 2024, el proyecto ha mantenido un compromiso claro con la igualdad de oportunidades técnicas para todas las administraciones, independientemente de su tamaño o recursos.

El futuro: de consumidores a creadores de innovación

Para María, la secretaria-interventora que iniciaba este relato, el cambio ha sido profundo. «PliegoBot no solo me ha facilitado la elaboración de pliegos, sino que me ha liberado tiempo para pensar estratégicamente», comenta mientras cierra su ordenador, esta vez a una hora razonable. «Ahora podemos pasar de ser meros consumidores de servicios a creadores de innovación pública».

Y quizás este sea el cambio más significativo: transformar a las pequeñas administraciones de receptores pasivos de innovación a agentes activos del cambio. Cuando un pequeño ayuntamiento puede abordar con garantías un proyecto innovador de movilidad sostenible, regeneración urbana o digitalización de servicios, toda la comunidad se beneficia.

PliegoBot representa así algo más que una herramienta tecnológica: simboliza la posibilidad de un nuevo modelo de administración local donde el tamaño o los recursos económicos ya no determinen la capacidad de ofrecer servicios públicos de calidad. Un modelo donde la inteligencia artificial no sustituye, sino que potencia el factor humano, permitiendo que los limitados equipos de las pequeñas administraciones multipliquen su impacto.

Y mientras María camina hacia casa, piensa en el próximo proyecto que abordará su ayuntamiento: un ambicioso plan de regeneración del casco histórico que, hasta hace poco, parecía fuera de su alcance técnico. Hoy, gracias a PliegoBot, esa y otras muchas iniciativas están al alcance de su pequeño pero resiliente municipio.