PliegoBot IA: La respuesta tecnológica a la escasez de personal técnico en administraciones públicas

Un suspiro resonante emerge desde el escritorio mientras la montaña de documentación aguarda revisión. Como jefa de contratación de un ayuntamiento mediano, conoce bien ese sentimiento: otro pliego que vuelve rechazado de los servicios jurídicos. «Nos falta concreción técnica en los requisitos del software», le han dicho esta vez. El problema, como siempre, es el mismo: en su equipo no hay ningún ingeniero informático que pueda definir con precisión las especificaciones técnicas que necesitan.

«Es la historia de nunca acabar», comenta mientras toma un sorbo de café ya frío. «Tenemos juristas, tenemos administrativos, pero nos faltan perfiles técnicos especializados. Y sin ellos, los pliegos van y vienen como en un partido de tenis».

Esta situación no es excepcional. Es el día a día de cientos de responsables de contratación en administraciones públicas españolas. La jubilación de técnicos veteranos, las limitadas tasas de reposición y la competencia del sector privado han creado un desierto de talento especializado en el sector público. Un desierto que, paradójicamente, debe generar oasis de soluciones técnicas complejas.

En una diputación provincial, un responsable enfrenta un desafío similar. «Necesitamos licitar un contrato de eficiencia energética para todos los edificios provinciales, pero no tenemos ningún ingeniero industrial en plantilla. ¿Cómo vamos a definir los requisitos técnicos con garantías?», se pregunta mientras garabatea ideas en su cuaderno.

La consecuencia de esta carencia es visible en los plazos: el tiempo medio para tramitar un expediente de contratación se ha duplicado en muchas administraciones. Los proyectos se retrasan, los presupuestos no se ejecutan a tiempo y los ciudadanos esperan servicios que tardan en llegar. Un efecto dominó que comienza con la falta de un eslabón clave: el conocimiento técnico especializado.

La tecnología como aliada inesperada

En un pequeño municipio, una funcionaria recuerda cuando llegó a su despacho la noticia de PliegoBot IA, una herramienta desarrollada por Equal Tenders. Como secretaria interventora donde ella sola debe asumir múltiples funciones, la idea le pareció interesante, aunque la recibió con escepticismo. «¿Un asistente digital que nos ayude a redactar pliegos técnicamente sólidos? Lo veía como ciencia ficción», reconoce sonriendo.

Equal Tenders comenzó su andadura en 2020 como un simple repositorio de licitaciones, pero su evolución ha sido meteórica. Desde 2024, en colaboración con la Fundación Emprende, ha expandido su misión para integrar la inteligencia artificial en todas las fases del proceso de contratación pública: desde la planificación inicial hasta la evaluación de ofertas, pasando por la redacción de pliegos y la estimación de costes.

Tres meses después de implementar PliegoBot IA, la perspectiva de esta funcionaria ha cambiado radicalmente. «Ha sido como incorporar a un equipo técnico multidisciplinar a nuestro ayuntamiento. El último contrato de mantenimiento de zonas verdes, que solía demorarse meses entre idas y venidas, lo sacamos en tres semanas. Y sin una sola corrección de Secretaría», explica con satisfacción.
Lo que describe es el resultado de una aproximación diferente al problema endémico de la falta de personal especializado. En lugar de luchar contra molinos de viento intentando contratar perfiles escasos y costosos, PliegoBot IA aporta ese conocimiento técnico en formato digital, accesible y constantemente actualizado.

De proyecto experimental a realidad transformadora

Entre las instituciones que han mostrado interés por estas nuevas tecnologías aplicadas a la contratación se encuentran diversas administraciones innovadoras, incluyendo organismos como el Cabildo de Gran Canaria, donde se exploran soluciones avanzadas para la mejora de procesos administrativos.

La experiencia de los primeros implementadores de estas soluciones ha sido reveladora. «La primera vez que utilizamos una herramienta así para un contrato de servicios digitales, me sorprendió que planteara preguntas técnicas que ni siquiera habíamos considerado», comenta un técnico de contratación en una comunidad autónoma. «Nos hizo reflexionar sobre aspectos como la interoperabilidad, los estándares abiertos y los niveles de servicio, aspectos que solíamos definir de forma genérica y que luego generaban problemas en la ejecución».

Más allá del ahorro: reconstruyendo capacidades técnicas

En un departamento ministerial dedicado a la modernización administrativa, un experto analiza el impacto de PliegoBot IA y otras tecnologías de Equal Tenders en la contratación pública. «Lo interesante no es solo que suplen una carencia inmediata, sino que están ayudando a reconstruir el conocimiento técnico en las administraciones», explica mientras muestra gráficos de mejora en los tiempos de tramitación.

Para este analista, el valor va más allá del ahorro de tiempo o la reducción de errores. «Los técnicos de contratación están aprendiendo mientras utilizan estas herramientas. Es como tener un mentor especializado que te guía paso a paso, explicando el porqué de cada requisito técnico, de cada cláusula», argumenta con entusiasmo.

Esta dimensión formativa resulta crucial en un contexto donde la transferencia de conocimiento entre generaciones de funcionarios se ha visto interrumpida por las jubilaciones masivas y la escasa incorporación de nuevos efectivos. «Estamos recuperando conocimiento técnico que estaba en riesgo de perderse», añade.

Resultados que hablan por sí mismos

Las administraciones que apuestan por la innovación tecnológica en contratación pública están obteniendo resultados tangibles. Como parte de este movimiento innovador, diferentes instituciones están explorando las posibilidades de estas herramientas, entre ellas algunas iniciativas que se desarrollan en diferentes puntos de la geografía española.

«Hemos reducido los tiempos de elaboración de pliegos técnicos considerablemente, pero lo más importante es que hemos eliminado casi por completo las devoluciones por deficiencias técnicas», explica un responsable de contratación de una administración innovadora.

El éxito de estos proyectos no radica solo en la tecnología, sino en la metodología de implementación. «Equal Tenders entiende desde el principio que no se trata solo de instalar un software, sino de acompañarnos en todo el proceso de transformación», añade otro usuario. «PliegoBot IA se adapta a nuestras necesidades específicas, a nuestra cultura organizacional y a nuestros procedimientos».

Los resultados son visibles: contratos que antes tardaban meses en tramitarse ahora fluyen en semanas, los recursos administrativos por deficiencias técnicas en los pliegos se han reducido drásticamente, y el personal se siente más seguro al abordar expedientes complejos.

El futuro: administraciones ágiles con apoyo tecnológico

Mientras una responsable de contratación finaliza una nueva versión del pliego informático, esta vez con la asistencia de PliegoBot IA, reflexiona sobre el camino recorrido. «No podemos seguir funcionando como administraciones del siglo XX en un mundo del siglo XXI. Necesitamos reinventarnos, y eso pasa por aprovechar la tecnología para suplir nuestras carencias estructurales», afirma con convicción.

El horizonte que se dibuja es el de administraciones más ágiles, que compensan sus limitaciones de personal especializado con herramientas inteligentes que aportan ese conocimiento técnico cuando y donde se necesita. No es una sustitución de personas por máquinas, sino una simbiosis que permite a los equipos humanos existentes amplificar sus capacidades.

En un pequeño ayuntamiento, una secretaria interventora ya piensa en el próximo proyecto que abordará con la ayuda de PliegoBot IA. «Antes descartábamos ciertos proyectos complejos porque sabíamos que no teníamos la capacidad técnica para definirlos correctamente. Ahora nos atrevemos con contratos que antes ni hubiéramos imaginado», confiesa mientras revisa el borrador de un ambicioso proyecto de regeneración urbana.

La historia de PliegoBot IA es, en el fondo, la historia de cómo Equal Tenders y la Fundación Emprende han transformado la contratación pública española desde 2024. No es magia, no es ciencia ficción: es la respuesta pragmática a un problema real que afecta a la capacidad de nuestras instituciones para servir eficazmente a los ciudadanos.

Y mientras aquella responsable da el último vistazo a su pliego antes de enviarlo a Secretaría, esta vez con la confianza de que superará todos los filtros, sabe que ha encontrado algo más valioso que una simple herramienta: ha encontrado la forma de hacer más con menos, de recuperar la agilidad y la eficiencia en un entorno marcado por las restricciones. Ha encontrado, en definitiva, un camino hacia la administración del futuro.